Văn phòng Công chứng Nguyễn Thị Kim Loan hỗ trợ thực hiện công chứng các hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền tại địa điểm văn phòng hoặc ngoài trụ sở, trong và ngoài giờ làm việc. Với sự chuyên nghiệp, linh hoạt và nhanh chóng, quy trình công chứng tại văn phòng được tiến hành như sau:
Giấy tờ cần chuẩn bị từ bên ủy quyền:
Trường hợp ủy quyền từ vợ chồng:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của cả vợ và chồng
- Sổ hộ khẩu của cả hai
- Giấy đăng ký kết hôn
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản (nhà đất, xe cộ…) hoặc các tài liệu khác liên quan đến việc ủy quyền (Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy mời, Giấy triệu tập…)
- Hợp đồng ủy quyền lại (nếu có)
- Trường hợp ủy quyền từ cá nhân:
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu đang độc thân) hoặc bản án ly hôn và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu đã ly hôn)
- Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng (nếu đã mất) kèm theo giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản riêng, chẳng hạn như hợp đồng tặng cho, văn bản thừa kế hoặc thỏa thuận phân chia tài sản
Trường hợp ủy quyền từ tổ chức:
- Quyết định thành lập hoặc Giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức
- Quyết định bổ nhiệm hoặc giấy ủy quyền cho người đại diện hợp pháp
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện tổ chức (bản chính và bản sao có chứng thực)
- Giấy tờ bên nhận ủy quyền cần cung cấp (áp dụng cho hợp đồng ủy quyền):
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của bên nhận ủy quyền
- Sổ hộ khẩu của bên nhận ủy quyền
- Phiếu yêu cầu công chứng
Quy trình công chứng tại văn phòng:
Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị và nộp đầy đủ giấy tờ tại văn phòng (bản gốc kèm bản sao để đối chiếu). Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua fax hoặc email.
Bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ; nếu đầy đủ và hợp lệ, sẽ tiếp nhận, còn nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối nếu không đủ điều kiện theo quy định.
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, văn phòng sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng và kiểm tra nội dung, sau đó chuyển cho các bên đọc lại và xác nhận.
Khi các bên đồng ý với nội dung, họ sẽ ký hoặc điểm chỉ theo quy định. Công chứng viên sẽ ký xác nhận, sau đó hợp đồng sẽ được đóng dấu và lưu trữ.
Người yêu cầu công chứng sẽ nộp phí và nhận bản hợp đồng đã được công chứng tại phòng trả hồ sơ.
Lưu ý:
Nếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, người yêu cầu cần ghi rõ địa điểm, thời gian và lý do trong phiếu yêu cầu để sắp xếp Công chứng viên đến thực hiện.
Trường hợp đã có sẵn hợp đồng, Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp pháp và nếu cần, điều chỉnh để phù hợp với quy định pháp luật.